为进一步优化公司内部管理效能,切实解决专家咨询费报销周期存在的问题,近期,中国水利电力物资西安有限公司(以下简称“中水物资西安公司”)通过“专人专管、靶向破题、闭环管控”三大举措,全面推动专家咨询费报销工作。
专人专管强保障,筑牢高效服务基础。针对以往报销工作中“多头对接、反复问询”的堵点,明确设置专人负责专家咨询费报销工作,与财务人员对接报销要求,掌握报销支撑性材料相关要求,细致核对专家咨询费与报到、离场、住宿等时间节点的匹配性,全程跟进报销事项,实现“一人对接、全程代办”。同时,建立培训机制,确保熟练掌握报销全流程要点,大幅提升业务办理精准度与效率,从源头上减少因沟通不畅、流程不熟导致的延误。
靶向排查破难点,打通流程堵点梗阻。为提升报销效率,针对专家咨询费报销流程中的常见问题,开展专项排查与优化。针对发票开具不及时、材料提交不完整、票据内容不准确等问题,推行“清单化”报销准备机制,由报销人员提前介入审核,从源头把控材料质量,减少反复驳回,切实提升报销效率与合规性。
紧盯环节抓关键,实现闭环高效流转。在开票环节,打破“专家自行办理”的传统模式,在专家评标工作结束后,由会务人员一对一现场对接,协助专家完成咨询费发票开具,实时核对发票信息,从源头规避票据不合规的问题。在流程衔接环节,同步指导专家完成商旅平台信息闭环,确保咨询费报销与商旅平台流程无缝衔接、全程闭环。
下一步,中水物资西安公司将定期收集业务部门与专家意见,动态优化报销流程,不断完善“事前指导、事中跟进、事后复盘”的全流程服务机制,提供更高效、更便捷、更贴心的报销服务。
(中国水利电力物资西安有限公司 张晓丽、杨冰利)


